Информация о защите данных при использовании Microsoft 365

Мы используем Microsoft 365 для наших обычных офисных коммуникаций, а также для конференц-связи, онлайн-встреч и / или видеоконференций. Если мы записываем онлайн-встречи, мы заранее сообщим вам об этом и, при необходимости, запросим ваше согласие. Если вы не хотите, чтобы вас записывали, вы можете покинуть онлайн-встречу.

За группу компаний GK Software oтвечает:

GK Software SE

Waldstraße 7
08261 Schöneck
Германия

Тел.: +49 (0)3 74 64 84 - 0
Факс: +49 (0)3 74 64 84 - 15
Эл. почта: Адрес электронной почты защищен от спам-ботов. Для просмотра адреса в вашем браузере должен быть включен Javascript.

Председатель наблюдательного совета: Николас Фрейзер
Правление: Михаэль Шайбнер (CEO), Михаэль Ящик (CDXO)

Участковый суд г. Хемниц, HRB 31501
НДС DE 141 093 347

ITC - Команда по защите данных

В случае запросов, связанных с защитой данных (контракты/запросы от субъектов данных и т. д.), обращайтесь по адресу электронной почты: Адрес электронной почты защищен от спам-ботов. Для просмотра адреса в вашем браузере должен быть включен Javascript.

Наша команда займется вашим запросом в кратчайшие сроки.

Обратите внимание: Если вы хотите связаться конкретно с уполномоченным по защите данных (DSB), отправьте сообщение по адресу электронной почты Адрес электронной почты защищен от спам-ботов. Для просмотра адреса в вашем браузере должен быть включен Javascript..

Какие данные обрабатываются при использовании Teams?

Будучи облачным сервисом, Microsoft Teams обрабатывает различные типы персональных данных в рамках предоставления услуг. Персональные данные включают:

• Данные пользователя (страна, компания, отдел, описание, отображаемое имя, членство в группах, имя, фамилия, номер телефона, номер мобильного телефона, имя пользователя, менеджер, адрес электронной почты): эти данные являются минимальным набором данных, необходимых для использования приложения и подключенных к нему сервисов
• Данные журнала/метаданные: (Данные пользователя, время входа в систему, устройство, IP, время, геолокация IP): эти данные используются для раннего выявления и отслеживания инцидентов безопасности
• Аудио- и видеоданные: Если Вы участвуете в конференции устно и/или используете функцию видео для визуальной передачи своего изображения, то эти персональные данные будут обрабатываться в целях коммуникации в рамках онлайн-встречи. Использование этих функций зависит от вас. Вышеупомянутая обработка данных возможна только в том случае, если вы самостоятельно активируете микрофон или камеру своего устройства. Однако имейте в виду, что при необходимости вы можете отказаться от использования, которое до этого было анонимным или псевдонимным.
• Записи: В случае записей вы даете согласие на использование cервиса, активируя свой микрофон и/или камеру.
• Данные чата: (Пользовательские данные, cодержание чата (например файлы)): эти данные собираются на основе хранения электронной почты, чтобы сделать контент доступным для пользователя
• Данные чата со встреч: для пользователей GK данные чата со встреч также собираются на основе хранения электронной почты, чтобы сделать контент доступным для пользователя; данные чата от внешних лиц, которые участвуют в встречах GK через гостевой доступ, также хранятся в GK,
• если внешний пользователь участвует в собраниях GK с учетной записью другой организации Microsoft 365, то данные чата хранятся не только в GK, но и у арендатора другого организационного подразделения Microsoft 365, чтобы сделать контент доступным для пользователя
• Данные о качестве звонка: Подробности встреч и данные о звонках доступны системным администраторам. Это позволяет вашим администраторам диагностировать проблемы, связанные с плохим качеством звонков и использованием сервиса.

Цели

GK Software Group использует Microsoft Teams для упрощения и улучшения сотрудничества между коллегами, кандидатами, клиентами, заинтересованными сторонами и в проектах. Если личный разговор невозможен, приложение обеспечивает безопасную организацию и общение между участниками, а также улучшенное межлокационное взаимодействие в проектах (заказчиков).

Правовая основа

Правовым основанием обработки персональных данных третьих лиц (участников командных встреч, не являющихся сотрудниками GK, сотрудников деловых партнеров, контактных лиц в органах власти и других внешних лиц) и их данных, обрабатываемых в приложении MS Teams, является ст. 6 п. 1 лит. b) GDPR и лит. f) GDPR.  
Законный интерес GK заключается в поддержании и оптимизации экономической коммуникации посредством новых средств коммуникации.

Продолжительность обработки:

Мы храним собранные персональные данные до тех пор, пока цель, для которой они были собраны, больше не применима. Это приводит к следующим срокам хранения:

• Данные пользователя: 90 дней после ухода сотрудника или 30 дней после прекращения гостевого доступа
• Отображение состояния: отображение состояния не сохраняется
• Данные журнала/метаданные: 90 дней после входа в систему
• Аудио- и видеоданные: не хранятся (ни в аудио-, ни в видеоформате, за исключением предварительно анонсированных, добровольных записей)
• Данные чата: 90 дней с момента использования функции чата
• Данные чата, полученные в ходе совещаний: Данные чата во встречах подлежат автоматическому удалению через 90 дней или могут быть удалены вручную владельцем сообщения.
• Записи: не более 3 лет

Получатель ваших данных:

Получателями персональных данных являются сотрудники компании GK Group IT Solutions GmbH и внешние третьи лица, участвующие в совещаниях. Для предоставления IT-приложения мы используем внешнего поставщика услуг Microsoft, с которым у нас заключен договор об оказании услуг. Дополнительная информация доступна по адресу https://learn.microsoft.com/de-de/microsoftteams/teams-privacy

Защита ваших персональных данных:

Для защиты ваших персональных данных мы принимаем обширные технические и организационные меры. Помимо прочего, ваши сообщения и сохраненные файлы зашифрованы. Персональные данные, связанные с использованием MS Teams, не анализируются.

Ваши права субъекта данных

Право на возражение

Если ваши персональные данные обрабатываются на основании законных интересов в соответствии со ст. 6, абз. 1, п. 1, лит. f) Общего регламента по защите данных (GDPR), вы имеете право возражать против обработки ваших персональных данных в соответствии со ст. 21 GDPR, если для этого есть основания, вытекающие из вашей конкретной ситуации, или возражение направлено против прямой рекламы. В последнем случае у вас есть общее право на возражение, которое реализуется нами без указания конкретной ситуации.

Если вы хотите воспользоваться своим правом на отзыв согласия или возражение, достаточно отправить электронное письмо по адресу Адрес электронной почты защищен от спам-ботов. Для просмотра адреса в вашем браузере должен быть включен Javascript. или стандартное письмо по адресу: GK Software SE, Waldstraße 7, 08261 Schöneck/Vogtland.

Право на получение информации, исправление, удаление, ограничение

Субъект данных имеет право доступа к соответствующим персональным данным, а также право на исправление, удаление или ограничение их обработки. Он также имеет право возражать против обработки данных. Мы хотели бы отметить, что мы удалим ваши данные, если их хранение не разрешено (в частности, если данные неверны и их исправление невозможно). Удаление заменяется блокировкой, если для этого существуют юридические или фактические препятствия (например, особые обязательства по хранению информации в связи с требованиями коммерческого и налогового законодательства).

Право на переносимость данных

Субъект данных имеет право на переносимость данных.

Наличие права на обжалование в надзорном органе

Вы имеете право подать жалобу в надзорный орган. 

Предоставление персональных данных

Законодательство не обязывает вас предоставлять персональные данные.

Автоматизированное принятие решений, включая профилирование данных

На нашем сайте не используются меры по профилированию данных.